Cuando nos enfrentamos a una materia por primera vez, suele parecer más complicada de lo que en realidad es, y la contabilidad no es una excepción.
El primer obstáculo es el vocabulario técnico específico, como términos como libro diario, asientos contables o debe y haber, que puede resultar abrumador. Además, si no estás seguro de los objetivos y del enfoque necesario, es comprensible que sientas una resistencia inicial.
Por eso, hemos creado este artículo sobre contabilidad para principiantes, que te servirá como una guía útil para orientarte y comenzar a entender la materia.
¿Qué es la contabilidad para principiantes y cuál es su propósito?
La contabilidad puede definirse como el proceso de registrar las transacciones económicas de una empresa, siguiendo las directrices del Plan General de Contabilidad y otras normativas relevantes.
En esencia, se trata de recolectar y organizar la información sobre las actividades realizadas por las entidades, con el objetivo de agrupar, totalizar y sistematizar todos los datos. Esto incluye aspectos fundamentales como la contabilidad básica y la elaboración de estados financieros.
Objetivos de la contabilidad
La contabilidad para principiantes tiene como propósito principal proporcionar una visión clara de la situación económica y financiera de una empresa, que se presenta en las cuentas anuales.
Para entenderlo mejor, piensa en cómo gestionas un presupuesto personal: anotas todos tus gastos, ingresos y deudas en una libreta, y al final del mes haces un balance para ver cuánto dinero tienes, cuánto debes, cuánto te deben y si has terminado con un excedente o déficit.
De manera análoga, en la contabilidad empresarial, registramos cada transacción a través de “asientos contables” en un sistema contable. Al final, obtenemos las cuentas anuales, que actúan como un resumen detallado y organizado de toda la información financiera, cubriendo aspectos esenciales como la contabilidad básica y la elaboración de estados financieros.
Utilidad de la Contabilidad para Principiantes
La contabilidad para principiantes ofrece información esencial desde diferentes ángulos:
- Para los propietarios del negocio: Les ayuda a tomar decisiones clave sobre el crecimiento de la empresa, mejorar los resultados y decidir si deben aumentar o reducir el nivel de endeudamiento.
- Para Hacienda: Proporciona la información necesaria para calcular impuestos y cumplir con las obligaciones fiscales.
- Para las organizaciones de crédito: Facilita la evaluación de la capacidad de la empresa para recibir financiación, revisando su situación financiera.
- Para cualquier interesado: Las cuentas anuales, registradas en el Registro Mercantil, están disponibles para el público, permitiendo a cualquier persona conocer datos importantes sobre la empresa, como su desempeño financiero y estabilidad, lo cual es útil al celebrar contratos relevantes.
¿Cómo gestionar la contabilidad de manera eficiente?
Las empresas que deben llevar contabilidad tienen la obligación de crear libros oficiales, como el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. Además, deben presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Por lo tanto, la contabilidad debe ser gestionada de manera que facilite tanto la elaboración de estos libros y estados contables como la obtención de información completa sobre el rendimiento del negocio.
La forma más efectiva de lograrlo es utilizando un software de contabilidad. Aunque no es un requisito obligatorio, en la práctica es esencial en el mundo actual.
Con un programa de contabilidad, simplemente introduces todas las operaciones a través de asientos contables, y el software se encarga de organizar y sistematizar los datos. Con un solo clic, puedes obtener cualquier información que necesites y generar tanto los libros oficiales como las cuentas anuales sin esfuerzo.
¿Quién debe llevar la contabilidad?
Aunque cualquier tipo de empresa puede realizar un seguimiento básico de sus ingresos, gastos y movimientos económicos (por ejemplo, utilizando un presupuesto simple en Excel), solo algunas están obligadas a llevar la contabilidad para principiantes de acuerdo con ciertas normativas:
- Las sociedades mercantiles y entidades que tributan bajo el Impuesto de Sociedades: Esto incluye sociedades anónimas, sociedades limitadas, sociedades agrarias de transformación, fondos de inversión y uniones temporales de empresas, entre otras. Estas entidades deben llevar una contabilidad básica que cumpla con los requisitos legales.
- Las personas físicas que determinan su rendimiento mediante el régimen de estimación directa: Aquellos que están bajo el régimen de estimación directa simplificada o el régimen de estimación objetiva (módulos) no están obligados a llevar una contabilidad detallada.
En resumen, mientras que un control financiero puede ser útil para cualquier empresa, solo las entidades mencionadas y las personas físicas bajo ciertos regímenes deben cumplir con la obligación de llevar una contabilidad para principiantes más formal y estructurada.
Terminología esencial
Para que te familiarices con el vocabulario de contabilidad básico, para principiantes, a continuación te explicamos algunos términos clave que se utilizan frecuentemente y que es esencial comprender al comenzar con la contabilidad básica
Asiento contable
Es la anotación con la que se registran en la contabilidad las operaciones económicas que realiza la empresa. También se llama apunte contable o anotación contable.
Debe y haber
En los asientos contables hay dos partes diferenciadas:
- El debe, que es la parte izquierda.
- El haber, que es la parte derecha.
Cargar
Cargar es anotar en el debe de un asiento contable. Por ejemplo: cargar la cuenta 430 Clientes por importe de 800 colones significa anotar en el debe del apunte (parte izquierda) 800 colones y la cuenta 430 Clientes.
Activo
En contabilidad para principiantes, el activo se refiere al conjunto de bienes y derechos que posee una empresa. Básicamente, representa todo lo que la empresa tiene a su disposición.
Pasivo
El pasivo en contabilidad básica engloba todas las deudas y obligaciones financieras que la empresa debe cumplir. Es decir, todo lo que la empresa debe a terceros.
Balance de situación
El balance de situación, también conocido como estado contable, es un informe que refleja la situación patrimonial y financiera de la empresa en un momento específico. Este informe se divide en tres secciones principales: activo, pasivo y fondos propios.
Como has visto, para manejar la contabilidad, se requieren dos elementos clave:
- Conocimientos: Entender los conceptos básicos y principios de la contabilidad.
- Un programa de contabilidad: Utilizar un software especializado para gestionar la información contable.
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